Material för lokal­avdelningars verksamhet

Goda tips om föreningsarbete på Föreningsresursen.fi Årets aktivaste lokalavdelning 2018

Goda verksamhetstips till lokalavdelningen

Lokalavdelningen är en lokal sammanslutning av lantbrukare och som har till uppgift att samla lantbruks-, skogs- och landsbygdsföretagare samt övriga landsbygdssinnade personer till gemensam verksamhet. Lokalavdelningen fungerar som  en lokal intresseorganisation för lant- och skogsbruks samt landsbygdsföretagare och arbetar för att förbättra medlemskårens allmänna yrkesmässiga och ekonomiska samt sociala och samhälleliga ställning och verksamhetsförutsättningar.

Aktiviteterna i en lokalavdelning kan vara många. Allt från studiebesök, fältvandringar och inbjudna föreläsare till aktiviteter i mer fria former. Lokalavdelningarna har en viktig social funktion i att sammanföra producenter och odlare på det lokala planet. 

​Styrelsens främsta uppgifter är

• att uppgöra verksamhetsplan, budget
att uppgöra berättelse över lokalavdelningens verksamhet och ekonomi under föregående verksamhetsår samt revisorernas utlåtande
• att representera lokalavdelningen och leda dess verksamhet
• att verkställa av lokalavdelningsmöte och av förbundet fattade beslut
• att bevaka medlemmarnas intressen på det lokala planet, följa utvecklingen inom lantbruket och samhällslivet i övrigt

Det är bra att komma ihåg att arbetet i lokalavdelningen görs ideellt och av frivilliga krafter. Därför är styrelseledamöternas insats mycket betydelsefull när det gäller att ta hand om lokalavdelningens gemensamma frågor. 

Uppgifter som lokalavdelningen SKA göra (bindande)

Aktiviteter:
• Årsmöte

Medlemskontakt:
• Sprida upplysning till medlemmarna
• Uppmärksamma lokala händelser av betydelse för medlemmarna

Dokument:
• Verksamhetsberättelse med resultat- och balansräkning samt revisionsberättelse
• Verksamhetsplan

Kommunikation:
• Delta i förbundets möten och evenemang för förtroendevalda

Uppgifter som lokalavdelningen BÖR göra (stark rekommendation)

Aktiviteter:
• Ordna minst en social aktivitet om året för medlemmarna
• Ordna minst en aktivitet om året som bidrar till att medlemmarna utvecklar sina företag
• Delta i kampanjer initierade av producentförbundet och SLC
• Bevaka medlemmarnas intressen lokalt samt följa utvecklingen inom lantbruket och samhällslivet lokalt

Medlemskontakt:
• Se alla medlemsgrupper och möt upp mot medlemmarnas vilja till engagemang
• Ta personlig kontakt med alla nya medlemmar och hälsa dem välkomna
• Rekrytera nya medlemmar till lokalavdelningen (tips nedan)
• Vara en plattform för kontakt mellan medlemmarna, förmedla hjälp vid behov.

Dokument:
• Svara på eventuella förfrågningar och enkäter från förbundet och SLC

Kommunikation:
• Svara på frågor från media

Uppgifter som lokalavdelningen KAN göra

Aktiviteter:
• Arbeta för bygdens utveckling i stort
• Studiecirklar, utbildningar, studiebesök, temakvällar om t.ex. intressanta nyheter, positiva exempel på företagsutveckling
• Utåtriktade aktiviteter, till exempel öppen gård, skolsamarbete
• Bjud regelbundet, t.ex. månatligen, in medlemmar till lediga träffar och diskutera frågor som just då berör medlemskåren 
• Rör på er tillsammans, t.ex. håll regelbundna motionsträffar, delta i lokal motionstävling med ett eget bondelag
• Träffa kommunala beslutsfattare och tjänstemän i frågor som berör medlemmarna

Medlemskontakt:
• Sprida information till medlemmarna om organisationens arbete och medlemsförmåner
• Samla in medlemmarnas mobilnummer och e-postadresser och skicka till förbundet
• WhatsApp- eller Facebook-grupp kan vara ett smidigt sätt att enkelt hålla kontakt med medlemmarna lokalt

Dokument:
• Påverka i producentförbundet och centralorganisationen genom att skriva motioner och skrivelser

Kommunikation:
• Bjuda in och/eller skicka text, t.ex. insändare, eller bilder till lokal media eller ring upp lokalradion
• Aktivera lokalavdelningen på sociala medier
• Samarbeta med andra föreningar i nejden

Vem gör vad i lokalavdelningen?

Varje styrelse behöver hitta sin egen arbetsfördelning, men här nedan finns en del tips till en fungerande arbetsfördelning. På Föreningsresursen.fi finns även mycket värdefullt material som stöd för styrelsens arbete.

Ordförande
• Leder och fördelar avdelningens arbete. Att delegera arbetsuppgifter leder till ett större engagemang i styrelsen och bland medlemmar än om ordföranden sköter det mesta själv.
• Ordförande är vanligtvis avdelningens ansikte utåt.
• Ser till så att de beslut som fattas blir genomförda.
• Ansvarar för att möten och sammanträden kommer till stånd.
• Deltar i möten för förtroendevalda eller delegerar så att avdelningen är representerad.
• Förmedlar information från regionen och förbundet till övriga styrelsen och medlemmarna.
• Ser till så att styrelsen tar fram förslag till verksamhetsplan.

Sekreterare
• Skriver och ansvarar för att avdelningens handlingar, t.ex. protokoll och årsmöteshandlingar, förvaras och arkiveras på lämpligt sätt. Kom även ihåg att personuppgifter bör hanteras och lagras på ett säkert sätt (läs mer på slc.fi/gdpr).
• Bereder avdelningens verksamhetsberättelse.
• Skickar in handlingar till förbundet. (Uppdaterar kontaktuppgifter gällande e-postadresser och mobilnummer).
• Uppdaterar föreningens uppgifter hos Patent- och registerstyrelsen

Kassör
• Har det övergripande ansvaret för avdelningens ekonomi.
• Upprättar resultat- och balansräkning.
• Tar fram förslag till budget.
• Sköter bokföringen samt förvarar handlingar och verifikat på ett säkert sätt.

Revisorerna
• Går igenom styrelsens protokoll.
• Förvissar sig om att handlingar och verifikat förvaras på ett säkert sätt.
• Granskar att protokollförda beslut är verkställda.
• Granskar avdelningens kassa och redovisning inför årsmötet.
• Skriver revisionsberättelse.

Årsklocka för styrelsens genomgång av medlemsläget i lokalavdelningen

Hösten

Påminn medlemmar om betalning av medlemsavgiften.

• Sänd ut påminnelseavgift till de medlemmar som ej har erlagt sin medlemsavgift.
• Tips! Bifoga gärna ett medlemsbrev och berätta vilken nytta lantbrukare har av att vara medlemmar i lokalavdelningen och producentorganisationen

Början av året

Uppmuntra medlemmar att betala medlemsavgiften. Berätta även vad lokalavdelningen, förbundet och SLC gjort under året för att driva medlemmarnas frågor.

• gå igenom vem som har och inte har betalt medlemsavgiften i lokalavdelningen
→ styrelsen gör beslut om medlemmar som inte erlagt sin medlemsavgift utesluts ur lokalavdelningen 
• För att identifiera aktiva jordbrukare som inte är medlemmar, kan lokalavdelningen t.ex.
     • gå igenom vilka som gjort generationsväxlingar på lokalavdelningens område
     • gå igenom vilka som inlett lantbruksverksamhet
     • jämföra medlemsregistret med EU:s stödregister (be vid behov hjälp av förbundet)
• Tips! Gör en lista över lantbrukare som inte är medlemmar och kontakta dem och välkomna dem med i organisationen. Direkta möten och samtal brukar fungera bäst. Kontaktuppgifter kan man söka via t.ex. www.fonecta.fi eller www.020202.fi

Våren innan fakturering

Under hela året, men särskilt under våren är det skäl att se till att medlemmarnas arealer och kontaktuppgifter är uppdaterade.

• Som regel ska medlemmar årligen meddela arealuppdateringar när det sker förändringar i arealerna för att kunna få en korrekt medlemsavgift.
• E-post, mobilnummer, produktionsinriktning är viktig information för lokalavdelningen, förbundet och SLC för att kunna nå ut till medlemmarna, även för att bättre kunna rikta information och för att medlemmarna ska kunna få ut det mesta av medlemskapet.
• Ta i lokalavdelningen hjälp av landsbygdssekreteraren och be att få ut arealuppgifter om lantbruksstöd. 
• När det gäller trädgårdsavdelningarna måste uppgifterna om växthusarealer (nationellt stöd) köpas av Mavi. 
• Hur kan medlemmar själv uppdatera sina egna medlemsuppgifter?
     • Gå in på slc.fi vid Logga in och "visa/ändra medlemsuppgifter”.
     • Fyll i dina korrekta areal- och kontaktuppgifter
     • Uppdateringar av arealer skickas automatiskt för elektroniskt godkännande till förbundet. 
• Innan faktureringen kan lokalavdelningen/förbundet till medlemmarna skicka ut utdrag ur registret där medlemmarna kan uppdatera sina uppgifter och returnera utdraget till förbundet innan faktureringen
• Tips! Lokalavdelningens styrelse kan samlas till talkokväll för att uppdatera medlemmars areal- och kontaktuppgifter och kontakta medlemmarna (ring, sms:a, whatsappa, e-posta)

Hela året

Ta hand om medlemmarna - berätta regelbundet om lokalavdelningens, förbundets och SLC:s arbete. Värv nya medlemmar.

• Medlemsvärvnings- och medlemsvårdsarbete är som en del av lokalavdelningarnas, förbundens och hela organisationens löpande verksamhet

Har du frågor om lokalavdelningens arbete? Kontakta ditt förbund eller SLC