Offentlig upphandling

Medvetenheten kring hur vi tar hand om våra barn, äldre och andra som tar del av det offentliga köket har höjts betydligt under de senaste åren. Vi vill att det erbjuds god och näringsrik mat, lagad av etiskt och hållbart producerade råvaror. Detta är vad varje unge är värd – varje dag. Detta är din mormor värd och detta är varje kommunalt anställd värd under sin dagliga arbetslunch. 

Ren och trygg finländsk mat är för oss en hederssak. De finländska matproducenterna har förbundit sig till livsmedelskedjans ansvarsfulla kvalitetsarbete från jord till bord. Det betyder i praktiken att producenterna lever upp till strängare livsmedelssäkerhet, miljöskydd och djurvälfärd än vad som krävs inom och av EU. Det innebär bl.a. grisar med knorr, djur som inte har medicinerats med antibiotika i förebyggande syfte och schyssta odlingsmetoder. Dessa normer för matproduktionen, som definieras i vår egen lagstiftning, ska vara utgångspunkten även för den mat som serveras i de offentliga köken. 

Statsrådets principbeslut från sommaren 2016 sammanfattar denna medvetenhet. Upphandlingslagen ger stora möjligheter, men ansvaret att välja ansvarsfulla inhemska och närproducerade produkter ligger hos beslutsfattarna. Det handlar om en helhetsbedömning och valet är ditt. 

Statsrådets principbeslut - ansvarsfull offentlig upphandling

Vid offentlig upphandling av livsmedels- och måltidstjänster ska hög kvalitet och totalekonomisk hållbarhet vara målsättningen. Det slog statsrådet fast i sitt principbeslut om ansvarsfull offentlig upphandling av livsmedels- och måltidstjänster i juni 2016. 

Enligt regeringens mål ska man i fortsättningen använda bara ansvarsfullt producerade produkter när det gäller offentlig upphandling av livsmedels- och måltidstjänster. Vid statliga livsmedelsupphandlingar ska man särskilt beakta goda odlingsmetoder med tanke på miljön, djurens välbefinnande och hälsa samt livsmedelssäkerhet. I praktiken innebär detta att offentliga storkök använder mer inhemska råvaror.

Statsrådet rekommenderar att även alla andra offentliga upphandlande enheter samt företag som omfattas av statens ägarstyrning iakttar de principer och mål som ingår i principbeslutet. Det gäller därför för kommuner, samkommuner att dra upp riktlinjer som anammar riktlinjerna i statsrådets principbeslut. Därför är det avgörande att kommunen sätter tydliga strategiska målsättningar samt kvalitetskriterier för den mat som upphandlas. 

Övriga politiska riktlinjer och program

Strategin Europa  2020
Starkt uppsving för ekologisk och närproducerad mat i Finland

Programmet för närmat 2020
Alla kommuner satsar på närmat år 2020.

Programmet för utveckling av ekobranschen 
20  % ekologiska produkter senast 2020.

Statsrådets principbeslut om cleantech 2013
Målsättningen är 20 % ekomat senast år 2020. Dessutom vill man förhindra matsvinnet och förbättra energieffektiviteten.

Klimatstrategin 
Inhemsk jordbruksproduktion är garantin för försörjningstrygghet.

Ställ kvalitetskrav!

Upphandlande enheter kan  ställa olika krav på de livsmedel som upphandlas. Det förutsätter dock att kraven har en anknytning till upphandlingen och att de har betydelse när anbuden jämförs. Det är inte tillåtet att utan grund kräva sådant som begränsar konkurrensen eller gynnar eller missgynnar en anbudsgivare. Grunderna och kriterierna för jämförelsen anges i anbudsförfrågan. 

Man kan lägga fram detaljerade kriterier enligt produktgrupp för åtminstone följande egenskaper hos livsmedel: färskhet, jämn kvalitet, spårbarhet, salt- och fetthalt, ekologiskt produktionssätt, mängden bakterier och säkerhet. 

Det är också möjligt att tillämpa andra kriterier som beaktar principen om icke-diskriminering av anbudsgivarna, till exempel process, leveranstid, hantering av svinn, uppgifter om ursprung för råvaror som ingår i förädlade produkter och beaktande av näringsrekommendationer.

Genom att i upphandlingen ställa konkreta kvalitetskrav kan man garantera att den mat som köps in med offentliga medel även uppfyller de villkor som ställs på vårt lands matproduktion. Kraven kan t.ex. vara att råvarornas ursprungsland och produktens förädlingsland ska uppges för spannmålsprodukter, att kött, mjölk och ägg ska komma från gårdar som hör till programmet för kontroll av salmonella eller att det i djuruppfödningen inte har använts antibiotika i förebyggande syfte. 

Beroende på situationen kan kriterier innefatta t.ex. följande aspekter, som kan beaktas vid upphandlingsförfarandet: 

⚫ för spannmålsprodukter ska råvarornas ursprungsland och produktens förädlingsland uppges
⚫ för tvättad, potatis ska ursprung, odlingsgård och produktionssätt uppges 
⚫ mjölk-, kött- och äggprodukters frihet från läkemedelsrester och salmonella ska grunda sig på tillsyn och verifierande kontrollsystem
⚫ svin ska ha knorr och ett utrymme som överskrider ett visst kvadratmetertal per slaktsvin
⚫ produkter från fjäderfän ska komma från gårdar där fåglarnas näbbar inte trimmas
⚫ i djuruppfödningen har inte använts antibiotika i förebyggande syfte. 
⚫ för bär och frukter ska ursprungsland och odlingsgård eller insamlingsområde uppges, och bären och frukterna ska kunna serveras utan uppvärmning 
⚫ för fisk ska ursprungsland och information om det är fråga om vild, odlad eller ansvarsfullt fångad fisk uppges. 

Upphandling i praktiken

Köparen skall planera och kartlägga upphandlingsbehovet och är den som genom sin anbudsförfrågan styr vad den vill ha. Köparen skall ställa objektiva krav som hänför sig till livsmedlets egenskaper och som har betydelse för att kunna avgöra vilket anbud som totalekonomiskt är mest fördelaktigt.

Upphandlaren och producenten/säljaren får vara i kontakt innan anbudsförfarandet satt igång. Det är med andra ord lagligt, och till och med önskvärt, att kommunicera med lokala producenter om hurdan kapacitet och möjlighet de har att medverka i anbudsgivningen. När anbudsförfarandet har startat är detta inte längre möjligt.

Tips och saker att tänka på:

⚫ Sätt upp strategiska målsättningar och utgångspunkter för upphandlingen av livsmedel i t.ex. en mat- eller upphandlingsstrategi eller i måltidsservicens verksamhetsplan genom att anamma statsrådets principbeslut om ansvarsfulla offentliga upphandlingar. 
⚫ Slå i i upphandlingsanvisningarna fast konkreta kvalitetskriterier för upphandling med beaktande av goda odlingsmetoder, djurens välbefinnande och livsmedelssäkerhet.
⚫ Ta inhemska råvaror i beaktande redan i planeringen av matlistan, t.ex. genom att ersätta ris med korn. 
⚫ Samarbete. Kan de lokala producenterna samverka på något vis, t.ex. genom företagarringar?
⚫ Dialog. Kartlägg livsmedelsmarknaden i kommunens närområde och region för att få kännedom om det utbud som finns att tillgå. Kontakten mellan kommunen och livsmedelssektorns företag, lantbrukarna, organisationer och andra aktörer är avgörande. Exempelvis kan regelbundna träffar mellan branschens aktörer ordnas. Informera aktörerna tydligt och i god tid om kommande upphandlingar, inte enbart i HILMA.
⚫ Kontraktsperiodens längd. Hur långa kontrakt är önskvärda?
⚫ Delanbud. Är det möjligt att göra delanbud eller göra upp mindre helheter?
⚫ Tidpunkt. Välj rätt tidpunkt på året så att producenterna kan planera sin sådd och produktion.
⚫ Uppföljning. Bygg upp ett pålitligt uppföljningssystem som stöd för beslutsfattandet, så att exempelvis kommunfullmäktige och/eller något annat förtroendeorgan årligen får information om vilken slags mat som serveras i kommunen.

SLC och offentlig upphandling

SLC förnyar som bäst sin upphandlingsbroschyr, som planeras vara färdig i mars 2017.

Vill du som fullmäktigeledamot till ditt kommunfullmäktige lämna in en motion om upphandling av ansvarsfull, hållbar mat i din kommun kan du använda dig av vår motionsmall. Om du som kommuninvånare eller via din förening vill lyfta fram frågan i din kommun kan du till fullmäktige lämna in ett initiativ. I båda fallen kan du använda dig av SLC:s mall för motion/initiativ. Gör så här:

- stryk antingen ordet motion eller initiativ beroende på vilkendera du vill lämna in
- skriva in namnet på din kommun/stad samt datum.
- kolla även att innehållet i de föreslagna att-satserna lämpar sig för just din kommun; t.ex. finns det redan en mat- eller upphandlingsstrategi kan det vara på sin plats att efterlysa att strategin uppdateras för att anamma statsrådets principbeslut om ansvarsfulla upphandlingar. 
- som fullmäktigeledamot lämnar du in motionen till fullmäktige
- som kommuninvånare har du enligt kommunallagens 28 § rätt att komma med initiativ till kommunen i frågor som gäller kommunens verksamhet. Du kan som kommuninvånare lämna in initiativet direkt till din kommun (kolla med kommunen hur du ska gå till väga) eller via webbtjänsten Invånarinitiativ.fi lägga fram initiativ till de kommuner som är med i tjänsten samt stödja och följa upp initiativ som lagts fram av andra. Om minst 2 % av kommunens röstberättigade invånare undertecknar och lägger fram ett initiativ, ska frågan tas upp till fullmäktigebehandling inom sex månader.

Inom ramen för en gemensam upphandlingskampanj med MTK har det tagits fram en vädjan samt en hustavla med konkreta kriterier för upphandling som överlämnas till kommunala beslutsfattare och upphandlingsansvariga. 

I Närmatsguiden Mer närproducerad mat för kunder inom offentliga kök finns också många bra argument och råd för att upphandla mer närproducerat på kommunernas tallrikar.

Mall för motion/initiativ till kommunfullmäktige om upphandling av ansvarsfull, hållbar mat Offentlig upphandling - med fokus på närmat Närmatsguiden MTK:s & SLC:s upphandlingskampanj

Tveka inte att ta kontakt med oss om det är något du undrar över